1. Počnite od jednog proverenog spiska članova
Odredite datum za pregled postojećih spiskova. Za svako dete proverite ime, grupu, status članstva, kontakt roditelja i mesečni iznos članarine. Duplirane unose i zastarele telefone razrešite pre početka rada u novom sistemu.
Razdvojite status članstva, prisustvo na treningu i status članarine. Dete može biti aktivan član, propustiti jedan trening i imati plaćenu članarinu. Kada se te tri stvari vode odvojeno, izostanak neće biti pogrešno protumačen kao dugovanje.
- Potvrdite grupu i trenera koji je vodi.
- Proverite koji roditeljski nalog pripada kom detetu.
- Zabeležite individualne iznose članarina i dogovorena oslobađanja.
2. Vodite članarine po detetu i mesecu
Za članarinu treba da budu jasni dete, mesec, dogovoreni iznos i status: plaćeno, neplaćeno ili oslobođeno. U AktivZoni uprava i ovlašćeni treneri evidentiraju uplate u svom dozvoljenom opsegu, a roditelji pregledaju status članarine svoje dece.
Novac se plaća van AktivZone. Klub prima uplatu, a zatim se u aplikaciji evidentiraju iznos i status. AktivZona ne tereti karticu niti obrađuje uplatu članarine.
Primer sa izmišljenim iznosima: ako je septembarska članarina deteta 3.000 RSD i klub je primio novac, septembar se označava kao plaćen. To ne znači da je plaćen i oktobar. Ako je dete oslobođeno za neki mesec, zabeležite oslobađanje i razlog umesto da ga označite kao uplatu. Primer predstavlja članarinu sportskog kluba, a ne cenu AktivZona paketa.
- Proverite mesec pre promene statusa uplate.
- Uporedite evidentirane uplate sa sopstvenom evidencijom primljenog novca.
- Neplaćene članarine pregledajte odvojeno od oslobođenih obaveza.
3. Beležite prisustvo za konkretan trening
Otvorite odgovarajući trening i grupu, pa za svako dete zabeležite: prisutan, odsutan ili opravdano odsutan. AktivZona čuva prisustvo uz sesiju, datum, vreme, grupu i trenera, a sačuvana evidencija može naknadno da se pregleda i ispravi.
Pre ispravke proverite da li je izabran pravi termin. Raspored govori kada je trening planiran, dok prisustvo govori ko je stvarno došao. Uprava pregledava izveštaje o prisustvu, a roditelji istoriju dolazaka svoje dece.
- Izaberite tačan datum, grupu i trening.
- Unesite prisustvo tokom ili odmah nakon treninga.
- Proverite nedostajuće unose pre tumačenja mesečnih pokazatelja.
4. Dogovorite ko je odgovoran za koju evidenciju
Uprava održava strukturu kluba i prati klupske izveštaje. Trener radi sa dodeljenim grupama, terminima, prisustvom i dozvoljenom evidencijom članarina. Roditelj pregledava informacije povezane sa svojom decom.
Uprava može da koristi web i mobilnu aplikaciju, dok treneri i roditelji koriste mobilnu aplikaciju. Način pristupa dogovorite sa AktivZona timom pri otvaranju kluba. Promene termina i klupska obaveštenja usmerite odgovarajućim grupama kako bi ih porodice pronašle uz ostale informacije o klubu.
- Dodelite treneru grupe koje zaista vodi.
- Odredite ko proverava članarine i razrešava razlike u evidenciji.
- Objasnite roditeljima gde prate raspored, obaveštenja i kontakte.
5. Pređite sa Excel tabela u nekoliko koraka
Pošaljite AktivZona timu naziv kluba, sport, grad, približan broj aktivne dece i kontakt podatke. Tim priprema klupski nalog i dostavlja pristup. Dogovorite način unosa postojećih podataka o članovima; nemojte podrazumevati automatski uvoz svake Excel tabele.
Počnite jednom grupom i proverite članove, trenera, raspored i početne statuse članarina. Evidentirajte jedan stvaran trening, proverite unos sa trenerom i potvrdite da roditelj vidi pravo dete. Kada su podaci tačni, nastavite sa ostalim grupama.
Dogovorite datum prelaska kako bi saradnici znali gde unose nove podatke. Stare tabele sačuvajte kao referencu za prethodne periode, a početne evidencije uporedite pre nego što se oslonite na nove izveštaje.
- Proverite jednu kompletnu grupu pre dodavanja ostalih.
- Uporedite početna dugovanja sa postojećom klupskom evidencijom.
- Dogovorite koji sistem je izvor za sve nove unose.
6. Proverite detalje pre izbora paketa
AktivZona paketi imaju iste funkcionalnosti i razlikuju se prema broju aktivne dece. Nalozi trenera i roditelja ne ulaze u taj limit. Na stranici sa cenama proverite kapacitet, besplatan paket i uslove probnog perioda.
Na prezentaciji tražite da vidite unos prisustva, promenu statusa članarine i roditeljski pregled. Proverite ko sme da menja podatke, a svaki potreban uvoz, izvoz ili povezivanje sa drugim sistemom dogovorite pre odluke. Važnije je da sistem odgovara svakodnevnom radu nego da ima dugačak spisak funkcija.
- Prebrojte aktivnu decu, a ne sve korisničke naloge.
- Proverite postupke koje će klub koristiti svake nedelje.
- Posebne zahteve potvrdite sa timom.